Цифровые инструменты в современном офисе что это

Цифровые инструменты оценки персонала: цели, барьеры и критерии выбора

В последнее время на рынке труда наблюдается дефицит квалифицированного персонала. Вызван он демографической ямой, в которую мы входим, оттоком специалистов в 2022 году, высокой конкуренцией между работодателями. Поэтому один из важнейших HR-вызовов сейчас — обеспечить компанию персоналом нужной квалификации в нужное время. Правильные люди должны оказаться на правильных местах. На передний план выходят инструменты, позволяющие быстро закрывать запрос на компетенции — не только на внешнем рынке, но и внутри компании. И именно эту задачу помогает решить оценка.

А цифровые инструменты позволяют масштабировать этот процесс на всю компанию, независимо от ее численности и получить комплексную картину: “белые пятна” в функциональных направлениях и компетенциях (это напрямую влияет на стратегию и план найма), понимание, какие таланты в команде нужно развивать и какой тип обучения и инструменты развития подойдут для этого больше всего.

Но и есть и другая задача — мотивировать команду. Прозрачные критерии успешности и общее понимание вектора развития позволяют сильным сотрудникам сохранять эффективность и вовлеченность и развивать актуальные для компании компетенции.

Поэтому инструменты должны быть комплексными, охватывать оценку и развитие, создавать общее пространство для управления и развития компетенций. Учитывая тренды — скорость изменения технологий, централизацию и автоматизацию функций и недостаток квалифицированных кадров в оптовых масштабах — без цифровых инструментов эту задачу не решить.

Невозможно управлять тем, что нельзя измерить. Поэтому возможность оценки результатов сотрудников — одна из базовых для системы управления компанией. Но критерии, безусловно, разные.

Для “синих воротничков” во главу угла встает оценка профессиональных знаний и результатов деятельности: они, как правило, выполняют типовую функцию, плюс знания и результаты максимально легко измеримы с помощью профессиональных тестов и аттестаций.

С “белыми воротничками” все несколько сложнее: здесь фокус больше на оценку компетенций, в том числе способность к обучению, готовность к изменениям, а цели зачастую ставятся в формате OKR и оцениваются менеджером. Для топ-менеджеров, помимо оценки целей, используются максимально гибкие инструменты — чаще всего это ассессмент-центр и интервью по компетенциям.

В целом при внедрении инструментов оценки важна методология, как раз обеспечивающая адекватность и объективность оценки, и непосредственно инструментарий — IT-решение, позволяющее сделать процесс прозрачным и применить методологию на больших объемах данных.

При выборе инструмента автоматизации у вас будет два базовых варианта: использовать готовые «коробочные» решения или кастомизировать продукты под запрос. Первый вариант требует усилий по реинжинирингу процессов, готовности меняться, но привлекает коротким циклом внедрения и низкой стоимостью владения и зачастую заложенной методологией. Второй влечет существенные затраты, в том числе на сопровождение, увеличивает сроки запуска, но позволяет идеально адаптировать систему под внутренние процессы.

После того как инструмент оценки выбран, необходимо его правильно внедрить. Тут вы столкнетесь с рядом сложностей.

Основной барьер – это максимальная объективизация оценки и сопротивление, с которым вы обязательно столкнетесь. Сотрудники могут сопротивляться оценке при внедрении по многим причинам: страх, риск несоблюдения условий конфиденциальности, недоверие инструменту, непонимание, следующих шагов.

А еще здесь могут включиться две “исторически сложившиеся” ценностные установки.

1. Обратная связь – это плохо. Вы дали открытую невысокую оценку? Значит, “настучали” и подвели коллегу. Поэтому стоит запланировать в рамках внедрения процесс управления изменениями и через коммуникации доносить ценность оценки и снимать напряжение.
2. Искажение, приобретенное многими еще в школе: “Учиться нужно на одни пятерки”. И без должного уровня пояснения и информирования внедрение цифрового инструмента оценки может привести к обратному эффекту и демотивировать и привести к выгоранию команды.

1. Не забывайте, что цифровой инструмент не заменяет коммуникацию руководителя и работника – он лишь ее структурирует и помогает принимать data-driven решения. Обязательно закладывайте в процесс внесистемные шаги.

2. Проработайте методологию и подготовьте коммуникационную кампанию: важно правильно донести выгоду и ценность оценки.

3. Крайне важна связанность процессов. Инвестируя в оценку, очень важно понимать, как правильно встроить сам процесс и результаты оценки в другие процессы развития талантов и бизнеса, как использовать сильные стороны работников и развивать слабые.

Основные плюсы цифровой оценки – это масштабируемость и скорость, объективизация и снижение костов. Например, по сравнению с оценкой в Excel – длительной, трудоемкой.

Ключевой минус цифровой оценки — отсутствие учета человеческого фактора. Если взять, к примеру, оценку хард-скилов или тесты, то стоит учитывать, что есть люди, которые обладают хорошей интуицией и отлично пишут тесты, не обладая фундаментальными знаниями. При этом есть и отличные профессионалы, которые просто теряются при таком формате проверки. Этот минус легко нивелируется сочетанием различных инструментов, а также включением в процесс возможности внесения корректировок.

Это зависит от выбранной стратегии внедрения. Целевой показатель — получение первых результатов для бизнеса в течение 3 месяцев после внедрения и окупить инвестиции за 1-2 года.

Цифровой офис: автоматизация и рабочие места

Подход к организации рабочих процессов стремительно меняется, удалённая работа и гибкие графики становятся всё более популярными. Сегодня офисы Москвы и других крупных городов выглядят иначе, чем несколько лет назад.

Концепция внутренней офисной архитектуры обновляется в соответствии с запросами пользователей. Формат кабинетов и даже Open Space уже не так популярны, как гибкие офисы. Индивидуальные рабочие места уступают место гибридным пространствам, где каждый сотрудник в течение дня может выбирать удобную для работы локацию: переговорную комнату, лаундж-зону, помещение для коллабораций. Компаниям всё реже нужны просторные конференц-залы, арендаторы отдают предпочтение трансформирующимся залам, в которых можно устроить несколько помещений с необходимым оборудованием и телекоммуникациями.

Коммуникации всё чаще играют ведущую роль в работе офисных сотрудников. Для качественного выполнения бизнес-процессов цифровой «контур» должен быть гармонично встроен в архитектурную «основу». Лучше всего с подобными задачами справляются унифицированные коммуникации, включающие интеграцию личных устройств сотрудников в общее информационное пространство компании.

Основные преимущества автоматизации в офисе

• Повышение производительности труда и эффективности бизнес-процессов. Никто не забывает передавать информацию или задачи следующему «звену», взаимодействие между сотрудниками упрощено, сформирована единая система обработки и хранения данных.
• Ускорение принятия управленческих решений благодаря своевременному получению детальной информации о различных направлениях деятельности компании.
• Исключение злоупотреблений, нарушения правил, халатности, снижение риска непреднамеренных ошибок.
• Экономия времени, а значит, и денег. Автоматизация позволяет осуществлять многие процессы без участия человека, большие штаты становятся не нужны. Кроме того, цифровизация бизнес-процессов сокращает затраты на расходные материалы для делопроизводства.
• Повышение результативности труда: избавившись от рутинных задач, сотрудники могут сосредоточить усилия на более ценной работе.
• Создание единого коммуникационного поля: интеграция в систему любых типов коммуникации, от электронной почты до видеозвонков и бизнес-приложений. Благодаря персонализации контента каждый сотрудник получает доступ только к нужным данным.
• Безопасность. Разграничение прав доступа и возможность мониторинга действий пользователей, а также многофакторная аутентификация надёжно защищают корпоративную информацию.

Какие задачи можно автоматизировать в цифровом офисе

Цифровым алгоритмам можно «доверить» любой бизнес-процесс. Проще всего оцифровываются типовые операции, специалисты рекомендуют начинать автоматизацию именно с них. Практически для каждого типового бизнес-процесса уже разработаны эффективные технологии, которые легко внедряются усилиями небольшой команды.

Электронный документооборот

Системами автоматизации документооборота (СЭД) сегодня пользуются компании самого разного масштаба. СЭД-системы позволяют создавать и хранить договоры, платежи, акты, приказы. Устанавливается прозрачный процесс редактирования, согласования, исполнения. Контроль таких процессов, как решение текущих задач и реализация крупных проектов, становится намного проще. И всё это — с минимальным участием человека.

Проекты, планы, графики переносятся на цифровые носители, это помогает существенно сэкономить расходы на печать, бумагу, папки и скоросшиватели, а также электричество. Громоздкие стеллажи для хранения текущей документации становятся ненужными, исчезает потребность в дополнительных офисных площадях.

На замену бумажным флипчартам пришли современные дисплеи с функцией защиты глаз, которые позволяют смотреть на изображения без усталости на протяжении всего рабочего дня. Цифровые носители экономят не только бюджет, но и рабочее время: гораздо проще разослать коллегам файл, чем передавать бумажные копии.

Переход на цифровые носители создаёт единую базу делопроизводства, повышает уровень защиты внутрикорпоративной информации, улучшает производительность труда.

Учёт рабочего времени

Автоматизированные системы позволяют:

• оперативно собирать статистические данные о сотрудниках организации;
• проводить анализ поведения персонала на рабочем месте (какими программами пользуются, сколько времени тратят на перерывы);
• осуществлять учёт работы удалённых работников;
• систематизировать и анализировать полученные результаты.

CRM и управление клиентской базой

Приветственные сообщения в мессенджерах читают примерно четыре человека из пяти. А электронные письма — всего один-два человека. На телефонные звонки отвечают ещё реже. Тем не менее любая организация использует все доступные способы связи с клиентами. Легко запутаться, если покупатель сначала заполняет форму обратной связи, потом пишет в чат или звонит. Менеджеру необходимо заново уточнять информацию, тратить время, а это раздражает собеседника.

CRM-система собирает все каналы коммуникации с клиентами в одно окно, в котором можно вести прозрачный учёт сделок и не терять заказы.

Когда каждый менеджер ведёт статистику в своём личном блокноте, данные могут запутаться или потеряться. CRM позволяет формировать карточки сделок, в которых отображается вся история взаимодействия с каждым клиентом. Информацию в карточку вносят все задействованные в сделке сотрудники.

Если кто-то заболел или уволился, не успев передать своих клиентов коллегам, данные не пропадут, а сделка не сорвётся. Кроме того, имея полную информацию о клиенте, менеджер составляет письма с конкретной информацией или вопросом. На персональные обращения клиенты откликаются в несколько раз активнее, чем на «спам».

Видеоконференции и онлайн-встречи

Видеоконференцсвязь (ВКС) — незаменимый инструмент современного бизнеса. ВКС намного эффективнее других способов коммуникации, поскольку создаёт эффект присутствия и практически избавляет от необходимости личных встреч.

• экономия времени и командировочных расходов;
• обеспечение мобильности — организовать онлайн-встречу можно буквально на ходу, в любое время, в любом месте;
• регулирование количества участников — при желании можно организовать трансляцию для тысяч пользователей;
• качественное взаимодействие — возможность видеть собеседника позволяет установить эмоциональный контакт, а также иллюстрировать беседу графиками, отчётами, другими подготовленными заранее файлами.

Современные системы ВКС обеспечивают надёжную защиту персональных данных и передаваемой информации.

Гибкие офисы — авангард цифровизации

Гибкие рабочие места — самый востребованный тренд рынка офисной недвижимости. Их популярность обусловлена значительными преимуществами для арендатора: собственные помещения в пространстве с общей инфраструктурой, возможность быстро изменить занимаемую площадь, аутсорсинг жизнеобеспечения офиса и поддерживающих функций.

Необходимость гибкого подхода к потребностям арендаторов стимулирует владельцев бизнес-центров внимательно следить за инновациями на рынке офисных цифровых услуг. Главное преимущество сервисного офиса — возможность оперативно организовать пространство под задачи конкретной компании-арендатора, а в современном мире это невозможно без применения новейших технологий.

Перспективы цифровых офисов

Современное рабочее пространство представляет собой многоплановый комплексный проект, в котором архитектура и дизайн мастерски увязаны с инженерными элементами, системами безопасности, информационными технологиями.

Применение систем автоматизации управления офисом и бизнес-процессами позволяет создавать цифровые инструменты, одинаково удобные как для арендаторов, так и для управляющих компаний. А это значит, что будущее за цифровизацией. Привычная концепция офисов стремительно меняется во всём мире, и в выигрыше окажется тот, кто будет успевать за этими изменениями.

Цифровизация офиса

Цифровизация офиса — это использование компаниями современных возможностей и моделей использования базовых технологий, отвечающих специфическим запросам руководства информационных служб, пользователей и сотрудников IT-отделений.

Цифровизация офиса

Использование цифровых технологий в современном офисе применяется для решения трех основных проблем компаний:

обеспечения гибкости бизнеса — переход на условия цифрового офиса реализует специализированные программы, позволяющие упростить структуру корпоративных IT-систем и внедрить прогрессивный инструментарий управления клиентскими системами. Благодаря таким мерам высвобождаются IT-ресурсы на осуществление бизнес-процессов, дающих более высокую прибыль;

разработки схем взаимодействия сотрудников с корпоративными системами. Применение современных коммуникаций повышает конкурентоспособность компаний, поскольку их сотрудники более оперативно получают необходимую деловую информацию и максимально эффективно взаимодействуют с клиентами и коллегами;

защиты бизнеса. Цифровизация офиса сокращает риск кибератак, а разработка специализированных инструментов не только повышает продуктивность работы сотрудников и позволяет более эффективно планировать использование IT-ресурсов, но и обеспечивает более высокую степень защиты клиентских платформ и данных.

Инициативы по созданию «цифрового офиса» кардинально изменяют все уровни работы офиса, предоставляю широкий перечень возможностей:

сотрудникам, которые смогут воспользоваться более совершенными механизмами поддержки совместной работы — например, интегрированными в ПК аудио- и видеоподсистемами;

специалистам IT-подразделений, которые будут затрачивать меньше времени на выявление и ликвидацию поломок и сбоев и на управление системами на рабочих местах пользователей, на обслуживание всех аппаратных и программных элементов IT-конфигурации, на восстановление систем в любом состоянии без урона производительности работы конечных пользователей;

руководителям информационных служб и генеральным директорам. Стабилизация профессиональных бизнес-платформ и стандартизация вычислительных систем на их основе значительно упростят принятие IT-решений и позволят снизить совокупную стоимость владения, то есть сосредоточиться на инновационных технологиях, а не на сопровождении систем.

Каким должен быть цифровой офис

• облачная цифровизация цифровой ячейки — «упаковка» инструментов личной продуктивности, совместной работы и коммуникаций на основе SaaS в единый облачный продукт;

рабочий стол как услуга (DaaS, Desktop as a service) — предоставление пользователям по запросу возможности работы (с подготовкой, установкой исправлений и обслуживанием рабочих нагрузок) с рабочим столом в виртуальной среде из удаленного расположения;

использование персональных средств коммуникации в качестве рабочего оборудования (BYOD, Bring Your Own Device, и BYOT, Bring Your Own Thing) для более быстрого переключения между техникой и ведения деятельности без привязки к рабочему модулю;

экономия на расстоянии (distance economy), предполагающая удаленное взаимодействие — виртуальные совещания, дистанционные собеседования, конференции в форме вебинаров — как альтернативу личным встречам;

демократизация технологических сервисов, позволяющая упростить работу с технологиями Big Data и дающая возможности их использования на практике без углубленных знаний по администрированию кластеров, обучению нейросетей и разработке собственных data pipeline — последовательностей работы с данными, включающих стадии извлечения данных, скраббинг (очистку), разведочный анализ данных (EDA), моделирование, интерпретацию и пересмотр.

Также одним из направлений цифровизации офиса становится создание интеллектуальных рабочих мест (интеллектуальных рабочих пространств, smart workspace), предполагающее обеспечение комфорта рабочей обстановки с помощью технологий Industry 4.0 — унификации рабочих мест (в физической и виртуальной средах), автоматического отслеживания состояния сотрудников при помощи алгоритмизированных на машинное обучение устройств распознавания лиц и эмоций, комплексного и персонализированного управления микроклиматом с использованием IoT-датчиков и личных предпочтений владельцев smart-устройств.

Цифровые инструменты в современном офисе

Цифровое решение офисной работы должно базироваться на комплексе технологических инструментов — отдельных функциональных единиц, решающих конкретные проблемы или автоматизирующие бизнес-процессы. В перечень цифровых инструментов в современном офисе входят:

приложения для корпоративных социальных сетей (Enterprise Social Networking Applications) — новостные ленты, календари мероприятий и событий, сообщества по интересам с возможностью совместной групповой работы или самоорганизующиеся экспертные базы знаний;

совместная работа (Collaborative Work Management) — в обновленной цифровой среде эти технологии задействуются для формирования рейтинга и поощрения сотрудников на основе разных показателей, в том числе KPI или показателей активности, а также для проведения опросов и аттестации работников, формирования отчетности;

взаимодействие для выполнения совместных задач (Workstream Collaboration) — инструменты повышения эффективности взаимодействия команды, интегрированные в инфраструктуру социальных сетей;

службы интеграции (Content Integration Services) — технологии обеспечения единых точек доступа, имеющие общие функции и согласованно управляющих рассредоточенными и отключенными репозиториями (базами данных, методами их поиска и управления) контента;

глубинный анализ данных (Insight Engines) — инструмент для интеллектуального анализа документов и связанных с ними транзакций;

роботизация технологического процесса (Robotic Process Automation) — интеллектуальная технология исключения операций, не подлежащих исполнению человеком, через скриптовый слой в интеграционных сервисах;

применение данных (Data Literacy) — технология, способная читать, записывать и передавать данные в контексте, с пониманием источников и конструкций данных, применяемых аналитических методов и техник.

Как вписать все эти новшества в проекты цифровизации бизнеса или цифровой трансформации государственных и муниципальных предприятий, вы узнаете, пройдя курсы по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.

Не отстать от времени: как цифровые инструменты меняют привычные офисы

Менеджер по продукту компании Konica Minolta Business Solutions Russia.

Цифровой офис сегодня — не роскошь, а вполне насущная реальность. Компании, не использующие средства автоматизации и цифровые инструменты рискуют морально устареть и утратить конкурентоспособность — без цифровизации процессов бизнесу грозит стагнация и рост операционных расходов.

В современном цифровом офисе техника и ПО увязаны в единый информационный ландшафт, нацеленный на эффективное достижение бизнес-показателей. Рабочая среда в этом случае имеет высокий уровень автоматизации — от электронного документооборота до настройки систем освещения, например.

В рамках такого офиса с помощью автоматизированных рабочих мест решаются такие типовые задачи как:

• работа с документами: создание, согласование, хранение, обмен, подписание;
• работа с информацией любого формата;
• взаимодействие между сотрудниками компании;
• работа с информационными системами через визуальные и голосовые интерфейсы;
• накопление, обработка и анализ больших данных.

Какие решения и сценарии используют интеллектуальные рабочие места

Оптимизация документооборота

Как правило, документооборот в компаниях предполагает работу как с бумажными документами, так и с цифровыми, а также извлечение информации из них и загрузку в корпоративные системы. По мере роста бизнеса кратно растет и поток документов, а значит возрастает длительность и сложность работы с ними. Все это влечет за собой увеличение количества ошибок, удлинение и удорожание процессов. Решить проблему помогают средства автоматизации: они упрощают работу сотрудников и удешевляют процессинг с точки зрения бизнеса.

В цифровом офисе могут использоваться системы для автоматического распознавания текстов, преобразующие большое количество однотипных бумажных документов в цифровые экземпляры. Основой для таких решений нередко становится технология нейросетей.

Big Data

Для современных компаний становится все более характерна тенденция накопления больших данных. Они интенсивно уходят от эмпирических показателей в принятии решений к реальным данным. Для аналитики и прогнозирования будущих событий, перестройки процессов требуются соответствующие цифровые инструменты — BI-платформы.

Биометрия и безопасность

Еще один характерный сценарий цифровизации рабочих мест — автоматическое распознавание лиц для контроля доступа к зданиям, помещениям и информационным системам, в том числе к печатной технике.

Авторизация с помощью биометрии реализована, например, в московском метро. Ряд крупных компаний также внедряют подобные системы у себя в офисах. За этой технологией будущее, так как она повышает уровень безопасности и снижает риски несанкционированного доступа, а также позволяет вести учет рабочего времени. Сейчас биометрическая авторизация обходится бизнесу значительно дешевле, чем еще несколько лет назад, так что имеет смысл обратить на нее внимание.

Виртуальные помощники

Набирает популярность и использование виртуальных ассистентов. Например, с технологией автоматического протоколирования онлайн и очных встреч. Если раньше составлением протокола с назначенными ответственными лицами, указанными задачами и распоряжениями занимался обученный стенографист или секретарь, то теперь достаточно использовать систему автоматизации. Она будет выдавать полноценный протокол со всеми заполненными необходимыми полями.

Спрос на такие решения сейчас активно растет, особенно на волне популярности нейросетей, которые позволяют реализовать технологию протоколирования и решать рутинную задачу быстрее и дешевле.

Цифровое будущее: какие технологии изменят офисы в ближайшие годы

Бизнес все больше интересуется инновационными технологиями для оптимизации ключевых процессов и приходит к разработчикам с запросами, которые в короткие сроки реализуются в новых продуктах. Уже сегодня заказчики и вендоры обсуждают внедрение решений, которые пока еще являются для рынка инновационными. Прежде всего, это системы видеоаналитики:

• для нормирования производственных операций. Работает технология следующим образом. На производстве устанавливается камера наблюдения, снимающая, например, процесс обработки токарем какой-либо детали. С помощью визуального анализа система оценивает, сколько времени уходит на одну деталь и укладывается ли работник в нормативы. Такие решения можно применять также в сервисных, инспекционных процессах.
• для оценки пассажиропотока в транспортной сфере. Подобные запросы уже поступают от крупных компаний — они хотят в режиме реального времени оценивать объемы пассажирских перевозок на различных видах транспорта.
• для оценки поведения потребителей в ритейле. Используя ее, супермаркеты смогут анализировать путь покупателя: что он делает в магазине, какие товары покупает, как складывает их в корзину и т.д. Вероятно, в недалеком будущем, все данные могут быть персонализированы с помощью той же биометрии.

Перспективы рынка решений для цифровых офисов

Зрелость российского ИТ-рынка сегодня интенсивно растет, в том числе за счет большого количества стартапов и инновационных решений, ориентированных на средний и малый бизнес. Именно это становится индикатором роста не только экономики в целом, но и ИТ-отрасли в частности. Ведь в здоровом обществе главным двигателем и основой экономического развития является как раз малый бизнес, а не крупные корпорации. Но пока в России доля МСБ в ВВП страны уже не первый год составляет 20%, что в три раза меньше показателей других стран. Стартапы могут эту статистику изменить.

Среди представленных сегодня на рынке инновационных решений выделяются сервисы для шаблонизации документов, облачные конструкторы для договоров и другие продукты, закрывающие типовые задачи цифровых офисов. Также развиваются технологии голосового управления системами и оборудованием, они уже используются, например, в медицине. Не меньший интерес вызывают сервисы управления климатом и освещением в офисах с помощью датчиков присутствия и движения, обработка больших данных для оптимизации процессов и повышения эффективности труда.

Все эти технологии и решения будут стремительно развиваться в самое ближайшее время и менять привычное рабочее пространство, превращая офисы в коммуникационные хабы.