Что значит "печать в файл"?
При отсутствии подключенного принтера можно воспользоваться печатью в файл. Это означает, что система сформирует и сохранит ваш документ в определенном формате. Обычно получаемый файл имеет расширение PRN. Там содержатся управляющие последовательности для принтера, то есть та информация, прочитав которую, строчка за строчкой, принтер сможет без труда распечатать этот файл.
Изначально печать в файл применялась для интерфейса LPT. В последнее время популярнее стала опция печати в формате PDF.
Операционная система Windows имеет встроенный виртуальный принтер, предназначенный для таких целей. В диалоге печати следует выбирать Microsoft XPS Document Writer.
Следует отметить, что печать в файл сегодня является скорее архаизмом, чем необходимым функционалом.
Такой способ печати, как "печать в файл" используется в тех случаях, когда нет возможности распечатать документ на принтере или МФУ — например, закончилась краска или нет бумаги.
В этом случае создаётся специальный файл, имеющий определённый формат — например, *.prn. В нём сохраняются параметры печати (инструкции для принтера). Такой способ печати важен тогда, когда вы делаете документ в какой-то специфической программе, которой не будет на других компьютерах.
Если у вас используется pdf-принтер, то это будет тоже печать в файл — создаётся файл pdf, который затем легко можно будет открыть с помощью pdf-читалки или браузера (который имеет специальный плагин для работы с pdf).
На разных компьютерах могут быть разные программы, поэтому документ, сохраненный на съемном носителе, может легко открываться и редактироваться на одном компьютере и совершенно не читаться на другом компьютере. Такая проблема может быть даже при разных версиях одной и той же программы на разных компьютерах.
С файлами могут работать все компьютеры. Например, часто для просмотра используют браузеры.
Поэтому, если документ нужно распечатать, но это невозможно сделать с того компьютера, на котором документ был создан, иногда используют "печать в файл". То есть создаётся файл со всеми параметрами для корректной печати. Его легко можно будет распечатать где угодно, наличие специальных программ не потребуется.
Выбрать "печать в файл" можно в "настройках печати". Чтобы переключить печать обратно на принтер, нужно в "настройках печати" выбрать нужный принтер и убрать галочку с "печать в файл".
Печать документов в файл. Печать на принтере.
На компьютерных курсах Microsoft Word мне часто приходилось сталкиваться с вопросом: «Как вывести документ на печать?». Сейчас я рассмотрю общие принципы печати документов, а также как это делается в Microsoft Word и Excel.
Также обязательно прочитайте похожую по теме статью о печати плакатов.
В каких программах есть функция печати
Следует запомнить, что в любой программе, предназначенной для создания текстовых или графических документов, всегда есть функция печати. И в самом деле — если вы создали документ, но не можете вывести его на принтер, то зачем такой документ тогда вообще нужен?
Кстати говоря, сразу стоит уточнить понятие документа. Очень часто пользователи под документом подразумевают нечто, напоминающее обычные бумажные документы. Например, договор. На самом же деле в компьютерной терминологии под документом подразумевается то, что вы создаёте в программе. Это может быть не только текст, но и текст с картинками, отдельные картинки в графическом редакторе, чертежи и прочее.
Если вы сами ничего в программе (любой!) не создавали, то это вовсе не значит, что нет функции печати. Например, если вы просматриваете свои фотографии, то также можете их вывести на печать прямо из той программы, которую используете для просмотра. То же самое касается и веб страниц, просматриваемых через браузер — их также можно вывести на принтер.
И, напротив, есть программы, в которых нет вывода на печать. Это программы, в которых нечего печатать. Например, в калькуляторе Windows кнопку печати можно не искать, поскольку очевидно, что выводить на принтер тут нечего.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как напечатать документ — общие сведения
Теперь займёмся, собственно, выводом документов на печать. И для начала посмотрим, где вообще обычно находится функция печати в программах. В процессе проведения компьютерных курсов для начинающих пользователей Windows мне часто приходилось наблюдать, как люди очень долго ищут кнопку печати. Давайте с этим вопросом разберёмся.
Запомните: если вы не можете найти, где в программе печать документа, то просто нажмите сочетание клавиш Crtl + P (P — английская; на английский язык переключаться не нужно). Это справедливо для любой программы, позволяющей печатать просматриваемые данные. Если в программе есть печать, то появится диалог печати. Например, вот такой.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Внешний вид диалога печати может отличаться в зависимости от программы, с которой вы работаете. Как правило, независимо от вида окна печати, в нём присутствуют следующие пункты:
- Выбор принтера
- Настройки выбранного принтера
- Диапазон печати (имеет смысл для многостраничных документов)
- Количество копий
- Кнопка OK / Печать или аналогичная по смыслу, а также кнопка отмены.
Могут присутствовать и другие элементы в зависимости от программы, с которой работаете. Однако в любом случае смысл диалога печати одинаков — указать принтер, на котором будете печатать, а также настройки печати.
Нажмите Crtl + P
Если диалог печати не появился, то значит в программе функции печати скорее всего нет.
Помимо сочетания клавиш Ctrl + P, вывести документ на печать можно и другими способами. Например, это может быть кнопка печати на панели инструментов программы. Обычно такая кнопка имеет стандартный значок в виде принтера.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Также очень часто пункт Печать есть в меню Файл программы.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Особенности диалога печати в Word и Excel
В новом Microsoft Office диалог печати не открывается в отдельном окне, а занимает всю площадь главного окна программы. Также доступна функция предварительного просмотра, позволяющая увидеть, как именно будет выглядеть документ с учетом установленных настроек выбранного принтера.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Стоит отметить, что функция предварительного просмотра доступна далеко не в каждой программе, имеющей функцию печати документов. Предварительный просмотр — это, так сказать, приятный бонус от создателей программы.
Особо хочется отметить установку полей документа при печати. Часто некоторые пользователи, чтобы вместить на один печатный лист больше информации, устанавливают слишком узкие поля или даже делают их равными нулю, т.е. печатают без полей. Делать так не стоит, поскольку большинство принтеров, как лазерных, так и струйных, имеют ограничение на минимальный размер полей. Если установить слишком маленькие поля в документе, то часть документа при печати просто обрежется, то есть не пропечатается вообще. А в случае струйного принтера так ещё и чернила мимо листа лететь будут, что загрязняет принтер.
Будьте аккуратны при установке полей печати в документе: не делайте поля слишком узкими!
Поля в 1 — 1,5 см вполне подойдут. Можно установить и 0,5 см — большинство принтеров их нормально пропечатывает, несмотря на выдачу Word или Excel предупреждения о слишком узких полях. Минимальный размер полей можно узнать в документации к вашему принтеру или выяснить опытным путём.
Как печатать, если нет принтера — печать в файл
А если на компьютере, на котором вы создаёте документ, нет установленного и подключенного принтера? В этом случае можно выполнить печать документа в файл.
Печать в файл — это очень просто. В результате такой «печати» образуется файл определённого формата. Windows имеет встроенный виртуальный принтер, реализующий функцию печати в файл, при этом обычный принтер подключать не нужно. Чтобы выполнить печать в файл, следует в диалоге печати выбрать виртуальный принтер Microsoft XPS Document Writer.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
При печати в файл с помощью указанного виртуального принтера образуется файл с расширением *.xps или *.xpsx. В процессе «печати» сохраните файл на диске, как при обычном сохранении документа. Далее этот файл можно перенести на любой компьютер, у которого подключен принтер, и запустить. При этом появится диалог печати.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Также существуют и другие виртуальные принтеры, устанавливаемые в виде отдельных программ. Кроме того, функция сохранения документа в файл уже есть по-умолчанию в некоторых программах. К примеру, это веб браузер Google Chrome, позволяющий сохранять веб страницы в файлы формата PDF.
Ещё обращу ваше внимание на то, что документ, отпечатанный в файл, не предназначен для редактирования!
Подведём итоги
В большинстве программ, работающих с документами, есть функция печати. Чтобы быстро отпечатать документ Word или Excel на принтере или сохранить в файл виртуального принтера XPS нажмите сочетание клавиш Ctrl + P.
Другие особенности печати документов Word и Excel вы можете изучить на онлайн курсах Microsoft Office.
печать в файл ? что это значит?
Если принтер или параметры принтера недоступны после перехода на вкладку Файл и нажатия кнопки Печать, добавьте принтер.
Если приложение не может найти существующий принтер, который уже установлен, назначьте его принтером, используемым по умолчанию
Если принтер по умолчанию установлен, но приложение не может его использовать, удалите драйвер принтера и установите его последнюю версию.
ИМЯ и расширение млять задал?
Задай и ОК-ейни!
Это значит, что когда имя файлу назначишь и нажмёшь ОК, то он в Твои Документы появится.
Если не знаешь что такое печать, то не печатай а просто выведи в нужный файл.
Текстовый файл тоже не сохранить. Новый имеется в виду. Пока Имя не присвоишь.