Что такое макет excel

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Для чего нужны и как пользоваться стандартными шаблонами Excel

Что такое и для чего нужны шаблоны Экселя

Самый простой способ просмотреть шаблоны Excel — открыть интерфейс создания новой книги — они все будут перечислены в диалоге создания

Каковы стандартные шаблоны и их разновидности в Excel? Они были созданы с целью повышения эффективности работы, для оптимизации рабочего процесса и быстроты пользования программой. Шаблоны Эксель представляют собой документ, специально разработанный для создания ряда документов по своему образцу. Это позволяет пользователю не тратить много времени на ежедневное заполнение полей и формул и моментально приступить к работе. В дальнейшей работе по созданию документов с помощью уже готового образа документ будет содержать такие же параметры и элементы, указанные ранее. К таким элементам относятся разбивка текста, формулы, имена и форматирование. Приступая к работе, вы откроете уже готовую форму.

Сейчас существует огромное количество документов, используемых для создания других документов по образцу. Разработчики каждый день обновляют списки, поэтому вам не составит большого труда найти именно то, что вам нужно. Наиболее эффективными и популярными являются шаблоны: семейный бюджет, контроль веса, отчет о расходах, календарь.

Разновидности шаблонов

Как говорилось ранее, в Excel существует огромное количество документов на любой случай и вкус. Но описаны будут только четыре, пользующиеся наибольшей популярностью среди пользователей. К ним относятся:

• семейный бюджет;
• контроль веса;
• отчет о расходах; .

«Семейный бюджет» в Excel эффективен для домашнего пользования и распределения доходов. Данный вид поможет структурировать и вносить выплаты в любой удобной для вас форме. В графике постоянно отображаются состояние доходов и их назначение. Для добавления доходов или расходов вам необходимо только заполнить поле и сохранить информацию. В Excel имеются шаблоны «Контроль веса», которые позволяют добиться четкого отслеживания данного измерения, представленного в виде графика измерений. Ежедневно внося свои данные, вы сможете контролировать вес благодаря наглядной диаграмме, рассчитывать такие показатели, как индекс массы тела, график веса и калорий, и даже выявлять предполагаемый день достижения результата. С помощью «Отчета о расходах» у вас будет возможность контролировать ежедневные траты, не растрачивать бюджет преждевременно. «Календарь» в Excel поможет распланировать график на месяц.

Благодаря удобным шаблонам вы не только сэкономите свое время, но и сможете вести расчеты без использования сложных программ.

Создание шаблонов и тем для быстрого форматирования в Excel

Шаблон формата Excel может быть как библиотекой наборов стилей форматирования, так и готовым документом с таблицами, данными, форматами и графиками. В шаблоны-документы достаточно только ввести свои данные, чтобы получить готовый, тематически стильно оформленный, презентабельный отчет. Например, «Семейный бюджет» – очень полезный встроенный шаблон в Excel.

Создание шаблона в Excel

Создадим свой новый шаблон, в котором следует использовать стили форматирования. Как форматировать с помощью стилей мы знаем из предыдущего урока: стили ячеек и средства управления ими. Чтобы сделать шаблон в Excel, выполним определенный ряд действий, которые послужат практическим примером для решения данной задачи:

1. Сначала нужно сделать шаблон таблицы Excel и график, как показано ниже на рисунке. И присвойте ей пользовательский стиль форматирования.
2. Сохраняем документ как шаблон: «Файл»-«Сохранить как». В окне сохранения можно указать любую папку, так как Excel потом автоматически перенесет этот файл в специальную директорию для хранения нестандартных шаблонов.
3. В поле тип файла следует указать «Шаблоны формата Microsoft Office Excel *.xltx». Заметьте, как только мы выбираем этот тип файла, автоматически открывается папка «Шаблоны» в окне сохранения документа.
4. В поле: «Имя файла» введите любое название шаблона. Например, «мои расходы». И жмите СОХРАНИТЬ.
5. После сохранения закройте документ.

Теперь чтобы использовать наш шаблон достаточно выбрать меню: «Файл»-«Создать»-«Мои шаблоны». Выберите свой шаблон «мои расходы».

Откройте и сохраните этот документ как обычный файл в формате *.xlsx. А теперь обратите внимание на то, что наш пользовательский стиль так же сохранен в данной книге.

Таким образом, у вас есть готовая форма для быстрого создания отчетов, в которой нужно только изменять данные и не нужно ничего форматировать. Это очень удобно и продуктивно. Используйте возможности шаблонов по максимуму!

Создание файла по шаблону Excel

Можно установить свой пользовательский шаблон, по которому будет оформлен и отформатирован документ при каждом запуске программы Excel. Для этого следует сохранить файл с расширением *.xlsx в папке XLSTART. Данная папка создается при установке программы Excel. Чтобы легко найти путь к ней следует перейти в режим VisualBasic (Alt+F11) и открыть окно: «View»-«Immediate». А там следует набрать код: ? application.StartupPath и нажать Enter. Ниже отобразиться путь:

Примечание. В разных версиях Windows путь к XLSTART может отличаться, поэтому лучше узнать его через выше описанные действия.

Теперь при каждой загрузке программы будет открыт файл который лежит в этой папке. Более того если вы сохраните там несколько документов, то все они будут открыты при каждой запуске программы.

Полезный совет! Если в папке XLSTART сохранить отформатированный шаблон с именем Лист.xltx. То каждый новый созданный лист будет иметь такой же формат как Лист.xltx. При том не зависимо, в какой способ создан новый лист, через меню или комбинацией горячих клавиш SHIFT+F11. Формат будет один и тот же. А чтобы отменить такую функцию нужно просто удалить этот шаблон из XLSTART.

Форматирование документов – это важный, но очень утомительный процесс. Для его автоматизации существует несколько полезных инструментов такие как: темы, стили и шаблоны. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Например, самый простой способ автоматизации форматирования – это стили. Они облегчаю пользователю процесс форматирования, но могут быть сохранены только в рамках одной книги. Да созданные или измененные пользователем стили можно скопировать в другую книгу. Или создать отдельную, специальную книгу с целым набором свих пользовательских стилей, чтобы копировать их в другие документы, но это крайне неудобно. Для решения такой задачи лучше использовать шаблоны.

Создание темы документа для автоматического форматирования

Тема Excel – это собрание стилей, цветов, шрифтов и много разных графических свойств форматирования, которые легко можем менять в пару кликов мышкой для изменения стильного оформления документа. Темы стали доступны начиная с 2007-й версии и новее. Их можно встретить и в других продуктах входящих в пакет MS Office.

Для примера возьмем простой не форматированный документ и будем присваивать ему разные темы пока не выберем подходящую к данным. Заодно посмотрим, что произойдет выбрать другую тему Excel:

1. Создайте новую книгу и заполните ее данными (начиная со столбца H) так как показано на рисунке:
2. Выберите инструмент: «Разметка страницы»-«Темы».
3. В выпадающем списке наводите курсор мышки на разные темы и обратите внимание на то, как меняется стиль оформления данных документа.
4. Щелкните по подходящей теме, которая на Ваш взгляд наиболее подходит к данному документу.

Внимание! Темы присваиваются к целому документу. Поэтому нельзя для разных листов задавать разные темы форматирования.

Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать и редактировать любую тему. Для этого доступны 3 инструмента, которые находятся рядом возле тем:

• цвета;
• шрифты;
• эффекты.

Каждый из этих инструментов открывает целые предопределенные наборы для настройки темы. Можно создавать новые наборы шрифтов или наборы цветов, только нельзя создать новые эффекты. Приходится использовать только те, которые предложены программой по умолчанию.

Как только вы сохраните новый набор шрифтов и/или цветов под своим названием, тогда она будет доступна в разделе тем как для Excel, так и для других программ из пакета MS Office (Word, PowerPoint и др.).

Как быстро создать пользовательский шаблон Excel, чтобы сэкономить время

Если вы хотите получить максимальную отдачу от Excel, вам нужно научиться создавать собственный шаблон Мы покажем вам, как добавлять поля и формулы, которые идеально соответствуют тому, что вам нужно Excel, чтобы делать с вашими данными.

Зачем создавать пользовательский шаблон Excel?

Шаблоны Excel можно использовать практически для чего угодно. Многие люди используют их для финансов (вы можете сделать шаблон для простого бюджета Excel например, ), но в Excel есть много других потенциальных применений.

Например, вы можете создать шаблон, который поможет вам отслеживать книги и игры, которые вы одалживали каждый месяц. Или управлять списком приглашений для постоянных вечеринок. Даже собственный календарь что особенно хорошо работает с графиком вашей семьи, возможно.

Вы можете выбрать один из готовых вариантов, но если вы знаете, как их редактировать или создать свой собственный с нуля, вы получите еще больше от шаблонов Excel.

Вы больше всего выиграете от создания пользовательского шаблона, если вам придется снова и снова создавать одну и ту же электронную таблицу, например, ежемесячный отчет или еженедельный календарь. Но даже если вам нужно создавать электронную таблицу только один раз в год, создание шаблона для нее может сэкономить ваше время.

Как создать шаблон Excel с нуля

Для этого примера мы создадим пользовательский шаблон Excel из пустой таблицы. Я буду делать ежемесячную электронную таблицу книжного кредитования, чтобы показать вам, как работает этот процесс. Давайте начнем!

Вот информация, которую я хочу представить в моей электронной таблице: название месяца, название одолженной книги, человек, которому я ее одолжил, дата, когда они ее взяли, дата, которую они обещали, сколько дней у них осталось, и количество книг, которые у меня сейчас есть:

Месяц, оставшиеся дни и количество книг, которые в настоящее время находятся в аренде, были рассчитаны с использованием формул. Просто чтобы убедиться, что это работает, давайте добавим некоторые данные.

Месяц вводится правильно, оставшиеся дни точно рассчитываются, а количество книг отражают значение в столбце «Возвращено?». Выглядит хорошо.

Как сохранить ваш пользовательский шаблон

После очистки информации, которая не должна быть там (книги, кредиторы и даты), мы можем сохранить ее как шаблон. Нажмите Файл> Сохранить как и выберите Шаблон Excel (.xltx) в раскрывающемся списке Формат . Раскрывающийся список « Где» автоматически изменится на папку « Мои шаблоны », в которой вы хотите находиться.

Как открыть шаблон

Теперь, когда вы хотите открыть чистую копию шаблона, просто перейдите в « Файл»> «Создать из шаблона» и выберите « Мои шаблоны». с левой боковой панели.

(В зависимости от вашей версии Excel, этот процесс может немного отличаться, но должно быть довольно легко понять, как открыть шаблон.)

Теперь у вас будет свежая копия созданного и сохраненного рабочего листа, готовая к использованию, без необходимости повторного создания всех заголовков и формул столбцов.

Превратить лист в шаблон

Создать электронную таблицу с нуля для шаблона легко, но вы можете с такой же легкостью превратить существующий лист в шаблон. Просто удалите любую информацию, которую вы не хотите включать в шаблон, оставьте все остальное и сохраните ее как новый шаблон таким же образом, как описано выше.

Например, если вы загружаете электронную таблицу с личным бюджетом, и в ней есть строка для ипотеки, но у вас нет ипотеки, вы можете удалить ее или заменить ее чем-то другим, а затем сохранить в качестве шаблона, сохранив время настройки каждый месяц. (Просто убедитесь, что все, что вы удаляете, не изменит работу включенных формул.)

Загрузите и настройте готовые шаблоны

Если у вас нет рабочего листа, вы можете превратить его в собственный шаблон, вы также можете использовать готовый шаблон и настройте его под свои нужды. Вы можете найти бесплатные шаблоны в следующих ресурсах:

• Spreadsheet123
• Vertex42
• Шаблоны Excel

Microsoft Office также имеет бесплатные шаблоны. В Excel вы видите выбор шаблонов каждый раз, когда открываете новый документ. Вы можете использовать окно поиска шаблонов в Интернете, чтобы найти то, что вам нужно. Или вы можете просмотреть все шаблоны, доступные для Excel, по адресу templates.office.com .

Ваши лучшие шаблоны Excel

Как вы можете видеть, создание шаблона Excel — это простой процесс, который может сэкономить массу времени в долгосрочной перспективе, особенно если вы будете пересоздавать одну и ту же электронную таблицу еженедельно или даже ежедневно.

Для чего вы использовали пользовательские шаблоны Excel? Поделитесь своими лучшими идеями, чтобы мы могли сэкономить время и быть более эффективными!

Авторы изображения: Рука, держащая резиновый штамп RTimages через Shutterstock