Абонентский учет конструкторской документации что это

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения" (введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст)

Приложение А (справочное). Комментарии к пунктам стандарта

Приложение Б (справочное). Формы, применяемые при регистрации и учете документов

Приложение В (рекомендуемое). Образцы штампов по учету документов, выполненных в бумажной форме

Приложение Г (рекомендуемое). Складывание чертежей

Unified system for design documentation. Registration and storage rules

Дата введения — 1 июня 2014 г.

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051-2013 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503-2013 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601-2013 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

ГОСТ 2.602-2013 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701-2008 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102-2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 архивная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п.*.

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.4 организация — держатель подлинников: Организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменения, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ЕСКД — Единая система конструкторской документации;

ЕСТД — Единая система технологической документации;

КД — конструкторский документ (документы, документация);

ТД — технологический документ (документы, документация).

4 Основные положения

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.

— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

— все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).

Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. приложение Б).

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.

4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1:

Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов

Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе

Подразделение, выпустившее документ

Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации

Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации

Наименование документа в зависимости от характера использования

Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1)

Обозначение формата листа — по ГОСТ 2.301

Организация, в которой находится подлинник

Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник

Инвентарный номер документа

Дата приема документа на хранение

Количество листов в документе

Подпись о приемке документа

Подпись лица, принявшего документ

Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа

При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и т.п.)

Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе «Примечание», в форме 2 — в резервной графе («Резерв») и т.д.

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1.

4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД).

4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов*.

4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и/или на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.

Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учет его применяемости.

Учет применяемости осуществлют путем указания:

— обозначения изделия, в котором применен документ;

— даты применения документа в другом изделии.

Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).

Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б), а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.

5 Хранение подлинников

5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4.14.

5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов.

5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением Г.

5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении.

6 Учет и хранение бумажных копий

6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и рабочие.

6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.*

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов.

6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат A4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы A4 или A3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г).

6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия.

6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В.

6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет.

6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, 3а, приложение 3).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо «приложение 3» имеется в виду «приложение Б»

Примечание — В карточке учета документов указывают:

— в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

— в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

7 Учет и хранение бумажных копий документов других организаций

7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или A3.

7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в (см. приложение Б).

7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации.

7.6 В случае прекращения применяемости учтенных копий организация ставит в известность организацию — держателя подлинников для снятия их с учета.

8 Восстановление подлинников

8.1 Общие положения

8.1.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

8.1.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

8.1.3 Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

8.1.4 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

8.1.5 В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

8.2 Восстановление бумажных подлинников

8.2.1 При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

8.2.2 В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

8.2.3 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

8.2.4 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

8.2.5 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник N . » с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

8.2.7 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N . » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

* Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения" (введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст)

Текст ГОСТа приводится по официальному изданию Стандартинформ, 2014 г.

Дата введения — 1 июня 2014 г.

1 Разработан Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" (АНО "НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика")

2 Внесен Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 Принят Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)

ГОСТ 2.511-2011

Расположение в каталоге ГОСТ

• Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация
  • Технические чертежи
    • ГОСТ 2.511-2011 — Единая система конструкторской документации. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положения
    • Общетехнические и организационно-методические стандарты
      • Система документации
        • Система проектно-конструкторской документации
          • ГОСТ 2.511-2011 — Единая система конструкторской документации. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положения
          • Единая система конструкторской документации.
            • ГОСТ 2.511-2011 — Единая система конструкторской документации. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положения

            Единая система конструкторской документации

            ПРАВИЛА ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

            Unified system of design documentation. Rules for electronic documentation. General principles

            Дата введения 2012-01-01

            Предисловие

            Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены"

            Сведения о стандарте

            1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ФГУП "ВНИИНМАШ"), Автономной некоммерческой организацией "Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" (АНО "НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика")

            2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

            3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 12 мая 2011 г. N 39)

            За принятие проголосовали:

            Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

            Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

            Минэкономики Республики Армения

            Госстандарт Республики Беларусь

            Госстандарт Республики Казахстан

            4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 3 августа 2011 г. N 210-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.511-2011 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2012 г.

            5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

            6 ИЗДАНИЕ (июль 2020 г.) с Поправкой* (ИУС 2-2014), с Изменением N 1 (ИУС 12-2016)

            Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

            В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге "Межгосударственные стандарты"

            1 Область применения

            Настоящий стандарт распространяется на электронную конструкторскую документацию изделий машиностроения и приборостроения. Настоящий стандарт устанавливает правила передачи конструкторских документов на изделия, выполненных в электронной форме (электронный документ).

            На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности обращения электронных конструкторских документов для конкретных видов техники, объема передаваемых документов и их сложности.

            2 Нормативные ссылки

            В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

            ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

            ГОСТ 2.052 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения

            ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

            ГОСТ 2.501 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

            ГОСТ 2.512 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения пакета данных для передачи электронных конструкторских документов. Общие положения

            ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

            В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.

            ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

            ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

            Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации (www.easc.by) или по указателям национальных стандартов, издаваемым в государствах, указанных в предисловии, или на официальных сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации. Если на документ дана недатированная ссылка, то следует использовать документ, действующий на текущий момент, с учетом всех внесенных в него изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то следует использовать указанную версию этого документа. Если после принятия настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение применяется без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

            3 Термины, определения и сокращения

            3.1 Термины и определения

            В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

            набор данных: Идентифицированная совокупность физических записей, организованная одним из установленных в системе обработки данных способов и представляющая файлы или части файлов в среде хранения.

            3.1.2 3.1.2 пакет электронных документов (данных): Совокупность электронных документов или данных, оформленная для их передачи по назначению.
            

            3.1.3 PDM-система: Автоматизированная система управления электронными документами и данными*.

            Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении А.

            3.1.2, 3.1.3 (Измененная редакция, Изм. N 1)

            управление данными: Совокупность функций обеспечения требуемого представления данных, их накопления и хранения, обновления, удаления, поиска по заданному критерию и выдачи данных.

            структура изделия: Совокупность составных частей изделия и связей между ними, определяющих входимость составных частей.

            модель данных: Способ представления данных информационной модели в вычислительной среде.

            информационная модель (изделия): Совокупность данных и отношений между ними, описывающая различные свойства реального изделия, интересующие разработчика модели и потенциального или реального пользователя.

            автоматизированная система, АС: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

            конструкторский документ в электронной форме (электронный документ): Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

            электронный носитель: Материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемый с помощью средств вычислительной техники.

            данные: Интерпретируемое формализованным способом представление информации, пригодное для коммуникации, интерпретации или обработки.

            3.1.12 передача документов (данных): Процесс переноса документов (данных) между автоматизированными системами в соответствии с набором правил, управляющих передачей, приемом данных и их координацией.

            3.1.13 информационный объект: Идентифицированная (именованная) совокупность данных в информационной системе, обладающая набором атрибутов (характеристик).

            3.1.14 информационный набор: Идентифицированная совокупность информационных объектов, отобранных с какой-либо целью или по какому-либо признаку (совокупности признаков).

            3.1.11-3.1.14 (Измененная редакция, Изм. N 1)

            3.2 Сокращения

            В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

            АРМ — автоматизированное рабочее место;

            ДЭ — электронный конструкторский документ;

            ИИ — извещение об изменении;

            КД — конструкторский документ;

            ПДЭ — пакет электронных данных (документов);

            СЧ — составная часть;

            ЭН — электронный носитель;

            ЭСИ — электронная структура изделия;

            ЭЦП — электронная цифровая подпись;

            ПЗ — представительство заказчика;

            ИО — информационный объект;

            ИН — информационный набор;

            НСИ — нормативно-справочная информация.

            (Измененная редакция, Изм. N 1)

            4 Основные положения

            4.1 ДЭ передают для:

            — выполнения совместной разработки изделия организациями-соисполнителями;

            — изготовления опытного образца изделия (СЧ изделия);

            — проверки, согласования и (или) утверждения КД вышестоящими, надзорными или сертифицирующими организациями;

            — освоения изделия в другой организации (в т.ч. для проведения работ по оценке технологичности изделия на стадии проектирования или выполнения технологической подготовки производства);

            — применения ДЭ изделия или его СЧ в изделиях, разрабатываемых другой организацией;

            — извещения абонентов о произведенных изменениях в подлинниках КД.

            Примечание — Передаче подлежат все виды ДЭ в соответствии с ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, учетные и отчетные документы, документы по внесению изменений, наборы данных, а также другие документы, относящиеся к изделию, на которое передается документация*.

            (Измененная редакция, Изм. N 1)

            4.2 Передачу ДЭ организацией другой организации проводят в виде полного комплекта документации изделия или отдельных составных частей этого комплекта.

            4.3 Документацию передают по соглашению передающей и принимающей сторон. В зависимости от соглашения передают подлинники, дубликаты, копии, другие документы (например, акты и протоколы испытаний), наборы данных, содержащих части документов (например, ИИ и вводимые им новые версии документов, бюллетень и вводимые им в эксплуатационные документы модули данных по ГОСТ 2.601) и т.п.

            При передаче документации межгосударственные, государственные стандарты, на которые имеются ссылки в передаваемой документации, как правило, не передают.

            Примечание — Указанные виды документов передают, если они недоступны организации-получателю в электронной форме в государственных организациях по стандартизации и ссылки на них в передаваемых ДЭ выполнены в интерактивной форме.

            4.4 Передачу подлинников документов осуществляет организация — держатель подлинников при участии представителей подразделения, выпустившей эти документы или ведущей наблюдение за изготовлением изделия*.

            4.5 Передачу учтенных копий документов осуществляет только организация — держатель подлинников другой организации в виде полного комплекта этой документации или отдельных составных частей этого комплекта.

            Примечание — Передачу неучтенных копий заинтересованным организациям проводят по соглашению между организацией — держателем подлинников этой документации и заинтересованной организацией.

            4.6 Передачу документов осуществляют в форме ПДЭ, выполненного в соответствии с требованиями ГОСТ 2.512. Передаче подлежат также электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты), позволяющие представить в визуально воспринимаемом виде все кодированные элементы пакета электронных данных (или входящих в него документов).

            4.7 Основанием для передачи ПДЭ служит контракт (договор) или иное соглашение между передающей и принимающей сторонами, в которых указывают:

            — номенклатуру и комплектность документации;

            — сроки и порядок передачи;

            — необходимость синхронизации справочников НСИ(справочников PDM системы)*;

            — требования к применению архивирования (сжатия);

            — необходимость передачи извещений об изменении (бюллетеней);

            — формат [для ДЭ, содержащих двухмерную (2D), трехмерную (3D) и текстовую информацию, при необходимости, отдельно] по ИСО/МЭК 8613-1* [1];

            *Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

            — необходимость поставки электронных библиотек и их формат (ГОСТ 2.052, приложение А);

            — необходимость проверки подлинников перед формированием ПДЭ (комплектность, соответствие документации требованиям ЕСКД, полноту внесения изменений);

            — необходимость абонентского обслуживания при передаче документов;

            — требования (условия) по поставке документации на изделия, снятые с производства, но находящиеся в эксплуатации;

            — авторские права и интересы разработчика документации;

            — требования и условия передачи, обеспечивающие конфиденциальность передаваемой информации.

            4.8 При создании ПДЭ следует выполнять следующие требования, установленные в ИСО 11442 [2] и ИСО 10303-21 [3], в том числе:

            — установление даты и времени изготовления пакета;

            — неизменность и достоверность данных ПДЭ, защита его от подделок и внесения изменений;

            — идентифицируемость ПДЭ, возможность определять происхождение и место постоянного хранения передаваемых документов.

            Подтверждение неизменности и достоверности данных ПДЭ, защиту ПДЭ от подделок и внесения изменений обеспечивают применением ЭЦП. Допускается применение информационно-удостоверяющего листа по ГОСТ 2.051.

            4.9 Передачу ПДЭ организации-получателю допускается осуществлять с помощью ЭН (например, по почте или курьером) или без использования ЭН (по электронной почте, выделенному каналу связи и т.п.).

            4.10 Если ПДЭ передается с использованием ЭН, то в зависимости от объема информации и емкости ЭН он может быть записан на одном или нескольких ЭН.

            Если для передачи пакета требуется больше одного ЭН, то все ЭН должны быть пронумерованы и перечислены в сопроводительном документе.

            4.11 Если ПДЭ передается без использования ЭН, он также может быть разделен на части для удобства передачи. В этом случае ПДЭ рекомендуется разделять на части с использованием специального программного обеспечения.

            4.12 Передаваемые ДЭ в передающей и получающей организациях учитываются в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

            4.7, 4.8, 4.11, 4.12 (Измененная редакция, Изм. N 1)

            5 Правила передачи пакета электронных документов (данных)

            5.1 Подлинники и дубликаты передает держатель подлинников КД комплектно. Подлинники и дубликаты, включенные в ПДЭ, должны быть выполнены только в форме ДЭ.

            5.2 Для удостоверения ПДЭ применяют ЭЦП согласно требованиям ГОСТ 2.051. При передаче подлинников и дубликатов ЭЦП допускается применять ИУЛ в соответствии с ГОСТ 2.051. Способ передачи ИУЛ оговаривают в контракте (договоре) или ином соглашении.

            5.3 Если держатель подлинников документов не является их разработчиком, то перед передачей передающая организация должна поставить об этом в известность разработчика документации и получить его согласие.

            Передача КД, созданной по контрактам с государственным заказчиком государственного оборонного заказа на разработку КД, допускается только с разрешения заказчика или ПЗ (по указанию заказчика).

            5.4 Вместе с подлинниками или дубликатами документов передают сведения об организациях, поставленных на абонентское обслуживание, и извещают эти организации об изменении адресата организации — держателя подлинников.

            5.5 Документы в ПДЭ могут быть выполнены как в форме КД, так и в форме электронного представления бумажного КД*.

            Данные в ПДЭ могут быть выполнены в форме ИО и/или ИН.

            Дата введения в действие на территории Российской Федерации — 2016-11-01.

            5.6 В организации-отправителе перед отправкой следует провести резервное копирование ПДЭ. Срок хранения резервной копии устанавливает организация-отправитель.*

            5.7 Рекомендуется перед отправкой ПДЭ электронной почтой или по выделенному каналу связи высылать уведомление о передаче запрашиваемых документов (данных).

            5.8 Если в организации-отправителе была получена квитанция об ошибке от организации-получателя, то ПДЭ должен быть отправлен повторно.

            5.9 Передачу комплектов подлинников и дубликатов ДЭ оформляют приемо-сдаточным актом. Форма акта, процедуры подписания и способ передачи — по согласованию сторон.

            На изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, форма приемо-сдаточного акта должна быть согласована с представительствами заказчика на принимающем и передающем предприятиях.

            5.10 Приемо-сдаточный акт не составляют при проведении организациями совместных работ, требующих передачу копий документов (данных) и документов, находящихся в процессе разработки (например, для согласования).

            5.1, 5.3, 5.5, 5.7, 5.9 (Измененная редакция, Изм. N 1)

            6 Правила получения ПДЭ и выполнения квитанций

            6.1 При получении ПДЭ организация высылает квитанцию о приеме или об ошибке.

            6.2 Квитанция о приеме в общем случае должна содержать:

            — идентификатор полученного ПДЭ;

            — сведения о лице, получившем ПДЭ (фамилия, подразделение, должность);

            — результаты проверки содержательной части пакета (возможность использования по назначению);

            — сведения о лице, передающем квитанцию (фамилия, подразделение, должность), о приеме ПДЭ*.

            6.3 Квитанция об ошибке формируется, если:

            — не читается ЭН и (или) пакет;

            — ошибка в комплектации документов;

            — отрицательный результат проверки ЭЦП, которой подписан ПДЭ;

            — нет возможности подтвердить неизменность и достоверность ЭЦП (например, нет открытого ключа или у открытого ключа закончился срок действия), а также

            — в случаях, исключающих использование переданных документов (данных) по назначению.

            6.4 Квитанцию о приеме (ошибке) рекомендуется передавать передающей организации способом, каким был передан ПДЭ.

            6.5 При получении квитанции об ошибке ПДЭ исправляют и передают повторно.

            6.6 Организация, получившая документы, учитывает их согласно ГОСТ 2.501.

            6.3, 6.5 (Измененная редакция, Изм. N 1)

            Приложение А
            (справочное)

            Комментарии к пунктам стандарта

            3.1.3 От англоязычного Product Data Management.

            (Измененная редакция, Изм. N 1)

            4.1 В качестве установленного набора данных могут выступать:

            — данные, которые являются составляющей частью документа, подлежащие включению в документ (учетные данные о проведении работ в период эксплуатации изделия);

            — данные о проведении ремонтных работ и т.п.;

            — электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты);

            — данные из PDM-системы, представленные в виде ИО или ИН.

            (Измененная редакция, Изм. N 1)

            4.7 Необходимость синхронизации справочников возникает, когда ПДЭ содержит ЭСИ (как документ в соответствии с ГОСТ 2.102) или содержащаяся в ПДЭ информация сформирована в организации-отправителе из ЭСИ и предназначена для включения ее в ЭСИ организации-получателя.

            5.5 Например, в виде оцифрованных бумажных документов (сканированных).

            5.6 Резервное копирование ПДЭ перед отправкой необходимо для обеспечения повторной передачи в случае неудовлетворительного результата получения ПДЭ.

            6.2 В сведениях о лице, передающем квитанцию о приеме ПДЭ, при выполнении в электронной форме может быть включена ЭЦП.

            Библиография
            

            Информационная технология — Архитектура открытого документа (ODA) и обменный формат: общие положения и основные принципы

            Техническая документация на продукцию. Управление документацией

            ___________________
            В Российской Федерации действует ГОСТ Р ИСО 11442-2014

            Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 21. Методы реализации. Кодирование открытым текстом структуры обмена

            Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины

            (Измененная редакция, Изм. N 1)

            Ключевые слова: конструкторская документация, передача конструкторской документации, пакет электронных данных, набор данных

            Система электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на промышленном предприятии машиностроительного направления

            Широкое внедрение компьютеризации в условиях научно­технического прогресса обеспечивает рост производительности труда в различных областях общественного производства. Основное внимание при этом обращается на сферы, где рост производительности труда до применения ЭВМ происходил крайне медленно. В первую очередь это области, связанные с приложением умственного труда человека, то есть управление производством, проектирование и исследование объектов и процессов. Если производительность труда в сфере производства с начала прошлого века возросла в сотни раз, то в области проектирования — только в 1,5­2 раза. Это обусловливает большие сроки проектирования новых объектов, что не отвечает современным потребностям развития производства и обеспечения конкурентоспособности предприятия.

            Современные предприятия не смогут выжить в условиях конкуренции, если не будут выпускать новые продукты лучшего качества, по более низкой стоимости и за меньшее время. Поэтому они стремятся использовать огромные возможности памяти компьютеров, их высокое быстродействие и удобный графический интерфейс для того, чтобы автоматизировать и объединить задачи проектирования и производства, которые раньше были весьма утомительны и никак не связаны друг с другом. Таким образом, сокращаются время и стоимость разработки и выпуска продукта. Для этой цели используются технологии автоматизированного проектирования (computer­aided design, CAD), автоматизированного производства (computer­aided manufacturing, САМ) и автоматизированной разработки или конструирования (computer­aided, САЕ). Чтобы понять значение систем CAD/CAM/CAE, мы должны изучить различные задачи и операции, которые приходится решать и выполнять в процессе разработки и производства продукта.

            В данный момент на крупном промышленном предприятии внедрена и широко применяется система документооборота, оставшаяся со времен СССР. Движение документов, согласно этой системе, происходит по алгоритму, показанному на рис. 1.

            

            Рис. 1. Правила учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии

            Утверждение и согласование конструкторских документов (КД) на предприятии

            Утверждение и согласование КД осуществляется в следующем порядке:

            1. текстовые документы на изделие и бортовые приборы утверждаются главным конструктором. Утверждающая подпись размещается на титульном листе;
            2. текстовые документы на составные части изделия утверждаются главным конструктором направления;
            3. визы должностных лиц размещаются в штампе на поле для подшивки титульного листа.

            Размножение, учет, хранение и обращение копий КД в отделах и цехах

            Работник отдела технической документации (ОТД) для размножения КД:

            1. подбирает в архиве конструкторского бюро (КБ) подлинники или дубликаты КД, подлежащей размножению, проверяет ее комплектность и состояние;
            2. делает запись в карточке­заместителе об изъятии КД из архива с указанием количества, номеров листов и даты изъятия;
            3. при запуске в производство новой документации по извещению об изменении (ИИ) выписывает карточку учета;
            4. отмечает в карточке учета номер ИИ, по которому проводится изменение, дату оформления извещения и номера подменяемых листов, если изменение выполняется в запущенной документации;
            5. оформляет списки на выдачу КД. Количество копий КД, рассылаемых абонентам, определяется в соответствии с расцеховкой, установленной отделом главного технолога (ОГТ) в ИИ и листках запуска;
            6. оформляет наряды на размножение КД, заносит сведения в книгу регистрации нарядов и передает в светокопию КД вместе с нарядами и списками на выдачу КД под роспись работника светокопии в книге регистрации нарядов.

            Сдача КД в светокопию производится в день оформления.

            Все копии, принятые на хранение в подразделении, необходимо учитывать в карточке учета копий.

            Учет выдачи и возврата копий КД оформляется по карточкам­заместителям.

            При возврате абонентом копий архивариус должен проверить состояние копий, наличие листов, зачеркнуть запись в карточке­заместителе, расписаться за возврат и поставить дату в графе «Отметка о возврате».

            Рабочие копии аннулированных и замененных КД должны быть своевременно изъяты из обращения и уничтожены после составления акта о списании копий. В карточках учета копий должны быть сделаны соответствующие отметки. Ответственность за своевременное изъятие возлагается на заведующего архивом.

            Акт о списании копий подписывается заведующим архивом и начальником цеха (отдела).

            По запросам цехов для сдачи изделия представителю заказчика (ПЗ) ОТД выпускает перечни ИИ и технических указаний (УТ), действующих с серии сдаваемого изделия.

            Для выдачи заключения о пригодности КД по требованию главного конструктора направления (ГКН) ежегодно в ОГТ выдается полный перечень ИИ по всем изделиям. ОГТ передает перечни в цеха, которые по результатам проверки составляют акты.

            КБ на основании актов цехов подписывает заключения по каждому изделию о пригодности КД к серийному производству на год и направляет их ОГТ и ПЗ. ОГТ рассылает по цехам заключения о годности КД к серийному производству на год, где они подшиваются к каждому контрольному экземпляру полного комплекта КД.

            Учет, хранение и обращение копий КД других организаций

            Копии КД других организаций необходимо хранить сложенными на формат А4 и скомплектованными в папки по конструктивным группам в порядке возрастания обозначений.

            Копии КД необходимо учитывать по описи, которая вкладывается в папку по принадлежности.

            Схема учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии представлена на рис. 1.

            Официальная информация передается между сотрудниками в виде документов: служебных и пояснительных записок, приказов, заявлений, договоров, контрактов, разнообразных форм, эскизных и технических проектов и др. Часто тот или иной документ является результатом коллективного труда сотрудников: одни готовят документ, другие проверяют, исправляют, контролируют, согласовывают, утверждают, отправляют документ в вышестоящие и внешние организации или в архив. Такое движение документов и является документооборотом.

            Обязанности многих людей заключаются в том, чтобы эффективно обрабатывать поступающую информацию — генерировать ее, сортировать, анализировать, обмениваться ею со своими коллегами. Очевидно, что им нужна помощь в организации и управлении возросшими потоками информации. Перевод документов в электронную форму и автоматизация документооборота позволят быстрее, эффективнее и полнее осуществлять информационную обработку и обмен, оперативнее и точнее принимать решения, а значит, успешнее функционировать предприятию.

            Для оптимизации комплексной автоматизации рекомендуется внедрение системы автоматизированного проектирования технологических процессов ВЕРТИКАЛЬ. Это позволит получить ряд существенных преимуществ:

            • проектировать технологические процессы в нескольких автоматизированных режимах;
            • рассчитывать материальные и трудовые затраты на производство;
            • формировать все необходимые комплекты технологической документации, используемые на предприятии;
            • вести параллельное проектирование сложных и сквозных техпроцессов группой технологов в реальном времени;
            • поддерживать актуальность технологической информации с помощью процессов управления изменениями;
            • обеспечивать инженерный документооборот в части заявок на проектирование средств технологического оснащения.

            В то же время в САПР ТП ВЕРТИКАЛЬ входит универсальный технологический справочник, предоставляющий пользователям всю необходимую справочную информацию, а также позволяющий организовать и развивать базы данных предприятия.

            Данная система поддерживает все бизнес­процессы электронного инженерного документооборота, в том числе управление технологическими изменениями и заказ на разработку специальных средств технологического оснащения. В ней применен качественно новый подход к организации данных о технологических процессах, основанный на объектной модели представления и обработки информации. В системе реализованы новейшие объектно­ориентированные методы организации технологических баз данных, СОМ­технологии, современные интерфейсные решения, открытая архитектура, основанная на компонентах ActiveX.

            

            Рис. 2. Пример электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии

            Схема электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии показана на рис. 2. Такую систему может быстро освоить пользователь с любым уровнем компьютерной подготовки. САПР ТП ВЕРТИКАЛЬ позволяет сделать работу технолога или проектировщика быстрой и удобной. В то же время возрастает как скорость, так и качество разработки технологических решений, в особенности на крупных и средних промышленных предприятиях или объединениях.

            Литература

            СТО 105 — 204 — 2010 Правила учета, хранения и обращения копий конструкторских документов в цехах и отделах.

            ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения»

            

            Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" стандарты отнесены к разряду добровольно применяемых документов, если только обязательность их применения не установлена техническими регламентами и иными нормативными правовыми актами. В то же время их применение содействует взаимопониманию между заинтересованными сторонами, обеспечивает техническую и информационную совместимость на всех стадиях жизненного цикла изделия. Одним словом, стандартизация решает проблемы более широкого использования производимой продукции.

            С 1 июня 2014 г. взамен ГОСТ 2.501-88 введен в действие ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения». Главная задача данного стандарта установить требования к учету, хранению конструкторских и технологических документов на изделия всех отраслей промышленности.

            Другие взаимосвязанные процедуры обеспечения и поддержания качества конструкторской и технологической документации на изделие от стадии его разработки до вывода из эксплуатации установлены целым комплексом стандартов, объединенных в тематические сборники «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Единая система технологической документации» (ЕСТД).

            Основной комплекс государственных стандартов ЕСКД и ЕСТД разработан и введен в действие в 1968 году. В настоящее время ведется активная работа по их актуализации и гармонизации с международными стандартами, в том числе по адаптации к компьютерным технологиям.

            Конструкторская документация

            Конструкторская документация включает в себя чертежи, схемы, спецификации, ведомости, пояснительные записки, технические условия, программы и методику испытаний, таблицы, расчеты, эксплуатационные документы, ремонтные документы, инструкции, эскизы. С подробным определением каждого вида конструкторской документации можно ознакомиться здесь.

            Ввиду того, конструкторская документация обладает самостоятельной коммерческой ценностью, а также является носителем конфиденциальной информации, рекомендуется соблюдать по отношению к ней все необходимые меры безопасности, в том числе осуществляемые в рамках делопроизводства.

            На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.

            Общие положения

            Говоря о методологическом регулировании работы с конструкторской документацией на стадии делопроизводства, предусматривается, что процедуры и операции, предшествующие учету и хранению, обеспечивают:

            • визуальное соответствие выполненных и оформленных конструкторских документов требованиям, установленными комплексом стандартов ЕСКД и ЕСТД;
            • возможность многократного копирования на светочувствительном или другом воспринимающем материале за счет степени сохранности и графических характеристик бумажных документов (чертежей и текстов);
            • необходимую комплектность поступающих на хранение документов и наличие удостоверяющих подписей, в том числе электронных цифровых, соответствующих должностных лиц.

            Стандартом определено, что документы, выполненные на бумаге, и электронные документы (преобразованные из бумажных либо выполненные с использованием программного обеспечения) взаимозаменяемы и равнозначны.

            Организация учета конструкторской и технологической документации

            Организация учета конструкторской и технологической документации – это целенаправленная система мер, включающая в себя непосредственно регистрацию документов, учет их применяемости в изделиях, а также учет внешних и внутренних абонентов, использующих данную документацию.

            При регистрации предлагается указывать следующую информацию:

            • организация;
            • подразделение, выпустившее документ;
            • обозначение документа (если его код определен стандартами);
            • наименование документа (если его код определен стандартами);
            • наименование документа в зависимости от характера использования (подлинник, дубликат или копия);
            • формат;
            • организация, в которой находится подлинник;
            • регистрационный номер (инвентарный номер документа);
            • дата поступления (приема на хранение);
            • количество листов и подпись лица, принявшего документ;
            • имя файла электронного конструкторского (технологического) документа.

            Данные заносятся в инвентарную книгу:

            Учет подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов ведется совместно. Отдельные инвентарные книги заводятся на разные по видам или типу производства изделия.

            Карточка учета документов предназначена для учета наличия архивных копий и копий документов других организаций, учета выдачи и возврата, применяемости документов.

            лицевая сторона:

            

            оборотная сторона:

            

            Лицевая сторона последующих листов карточки учета документов:

            

            Оборотная сторона последующих листов карточки учета документов:

            

            ГОСТ содержит другие учетные формы, а также ссылки на учетные формы в комплементарных стандартах.

            Хранение конструкторской и технологической документации

            Процесс хранения подразумевает размещение конструкторских и технологических документов и содержание их в условиях, способствующих:

            • сохранности носителя и информации, в нем содержащейся;
            • быстрому поиску необходимых документов для их использования.

            Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации — разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

            Копии бумажных документов допускается хранить россыпью, укладывать в папки или брошюровать в альбомы. Размещение документов и последовательность их укладки всегда рациональны и укладываются в пределах изделия (его составной части)или метода обработки и сборки изделия. Обложки папок и альбомов снабжаются этикетками, позволяющими идентифицировать документы. Также для удобства работы можно предусмотреть наличие внутренней описи.

            При организации хранения крупноформатных документов допускается их складывать способом, позволяющим читать основные надписи на лицевой стороне сложенного листа. Стандарт содержит приложение, предлагающее способы складывания документов для хранения их в папках и альбомах.

            Утерянные или пришедшие в негодность подлинники конструкторских и технологических документов должны быть восстановлены. При наличии легитимных изменений, внесенных в конструкторские документы, с которых восстанавливается документ, заменяющий подлинник, эти изменения учитываются.

            Штампы по учету документов, выполненных в бумажной форме

            Штампы формально заменяют рукописные надписи и указания в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве.

            Кроме указанных выше допускается использовать штампы с другими оттисками, упрощающими нанесение надписей на документы.

            Похожие публикации:

            1. Как правильно скрутить три провода между собой
            2. Rsb 30 что это такое
            3. В чем измеряется длина волны
            4. Стробоскопическая вспышка что это